Comprar un TPV ¿Qué debemos tener en cuenta?

Si vas a emprender un negocio de hostelería o ya tienes uno, sabrás que es indispensable contar con unos cuantos recursos básicos y herramientas a través de las cuales sea posible hacer funcionar todo el conjunto de procesos necesarios para que la empresa trabaje debidamente y el negocio prospere.

En general, como parte de dichos recursos y herramientas, están la infraestructura, los trabajadores y la mercancía. Entre las herramientas de más importancia, está lo que se conoce como terminal de punto de venta. Seguramente ya has escuchado algo sobre esta herramienta y ahora te preguntas sobre lo que puede hacer y qué deberías tener en cuenta a la hora de comprar un TPV. Sigue leyendo y obtendrás las respuestas a estos interrogantes y algunos otros más.

¿Qué es un TPV?

Antes de abordar lo relacionado con los aspectos a considerar antes de comprar un TPV, es necesario dejar lo suficientemente claro qué es un terminal de punto de venta.

También conocido como POS, por sus siglas en inglés para Point of Sale, este es un dispositivo que tiene integrado un software especialmente diseñado para la gestión de ventas y todo lo que esto involucra. Entre sus funciones más básicas, está el cobro por tarjeta de crédito o débito (si dispone de hardware de cobro) y la parte encargada de la gestión (software) , puesto que también, esta útil herramienta permite la generación informes detallados sobre el estado del negocio, del stock, las ventas y lo relacionado con ellas.

Como se puede apreciar, un TPV está integrado tanto por uno hardware como por un software, ambos trabajando en conjunto. En lo que se refiere al equipo o hardware, esta puede ser de alguna de las dos modalidades posibles:

Modular: este es un ordenador común convertido en TPV, el cual se compone de un monitor, teclado, impresora para recibos y una caja portadora de monedas.
Compacto: un equipo único desarrollado específicamente para el punto de venta.

Además, a este hardware se le pueden añadir algunos otros elementos, tales como un lector de códigos, un lector de banda magnética o de tarjetas, y hasta un visor electrónico.

En lo que respecta al software TPV, se pueden elegir entre 3 opciones:

A medida: es decir, creado específicamente para una empresa en particular.
Comercial dedicado a tiendas. Estos son de un funcionamiento básico y fácil de adaptar.
Específicos: son desarrollados especialmente para un tipo de negocio específico, pero sin la personalización de los “A medida”. Un ejemplo de este tipo de TPV son los utilizados en la hostelería.

Puedes adquirir el software para instalarlo donde prefieras, acudiendo a empresas como Bliscop.

Al comprar un TPV ¿Qué debes considerar?

Si quieres comprar TPV, debes tener presente que en la actualidad existe una gran diversidad de estos dispositivos y sus softwares, los cuales presentan distintas características y poseen diferentes posibilidades.

Es posible que por tu mente pase que es necesario poseer algún tipo de conocimiento técnico básico sobre software y hardware para tomar la mejor decisión al comprar TPV, pero la realidad es que solo te será suficiente hacerte cargo de analizar lo relacionado con la gestión y la operativa de tu negocio, algo que se supone es algo común para ti.

Lo que ocurre es que cada negocio es diferente y tiene sus propias necesidades, cumple sus procesos particulares y posee recursos específicos. Pero, de igual manera es posible encontrar el TPV que haga de las ventas un proceso significativamente más sencillo, sin perder detalles importantes involucrados.

Entonces, lo primero que deberás hacer antes de comprar un TPV, es definir algunos aspectos de tu negocio y lo que esperas de él. Estos aspectos son:

Tipo de negocio y el área a la que se dedica.
El dispositivo para las transacciones; teléfono móvil, ordenador o ambos.
Cantidad promedio de ventas o las esperadas por día.
Aceptas tarjetas (crédito y débito) o solo efectivo.
El establecimiento de sucursales y la vinculación entre ellas.
La gestión de citas y reservas.
Necesidad de conectar la información de ventas con algún software externo, como los de contabilidad.

Ten en cuenta que mientras más conozcas a tu negocio, más fácil te será elegir correctamente al momento de comprar un TPV. Una buena elección significará muchos beneficios, empezando por la cobertura de las principales necesidades y el ahorro de tiempo y dinero en pruebas de diferentes TPV.

Puntos específicos a tener en cuenta para comprar un TPV

Realmente, la tarea de seleccionar un terminal de punto de venta, no tiene por qué tomarte demasiado tiempo, siempre y cuando tengas bien clara la información fundamental que te he mencionado anteriormente, más ciertos puntos relacionados con las características propias de cada TPV en el mercado.

Precio

Quizás sepas que hasta hace unos cuantos años, comprar un TPV requería altas cantidades de dinero, razón por la cual no se solía ver a pequeños comercios trabajando o procesando sus ventas con terminales de puntos de venta, porque sus ingresos no les permitían darse ese “lujo”. Pero, gracias a los avances de la era digital que logró la producción de esta valiosa tecnología a bajo coste, ahora es totalmente posible que casi cualquier negocio pueda adquirir su TPV y disfrutar de sus beneficios.

Sin embargo, existe una variación de precios significativa en el mercado de los terminales de punto de venta a la que debes prestar mucha atención, pues no siempre el menor precio es el más conveniente y viceversa. Es normal que al inicio quieras ahorrar un poco y optes por comprar un TPV a un precio moderadamente bajo, pero esto puede terminar siendo una piedra en el zapato a medio o largo plazo, debido a las pobres prestaciones que obtengas de él.

Por ello, nunca es mala idea invertir un poco más y adquirir una tecnología que te será funcional y completamente útil por mucho tiempo.

Informes

Un terminal de punto de venta de buena calidad, no solo te será de gran ayuda en el proceso de cobros y demás transacciones relacionadas con las ventas, actualmente este equipamiento deberá estar completamente acondicionado para ser utilizado en tareas relacionadas con el inventario, tanto de los productos que se venden como de los que se utilizan para la prestación de algún servicio.

Dependiendo de la marca y el modelo del TPV, este podría generar informes de inventarios y ventas con datos como los siguientes:

Artículos más vendidos.
Nivel de actividad según horario.
Frecuencia necesaria de reabastecimiento.

Este tipo de información estaría disponible tanto para el dueño como para el gerente del negocio en cualquier momento que lo deseen. Sin duda, es un valioso recurso para el incremento de la eficiencia general de la empresa, logrando desarrollar eficazmente estrategias de ventas, campañas promocionales, la planificación del inventario, entre otros, gracias a la digitalización de tu negocio. Por todo esto, es importante que intentes comprar un TPV que disponga de esta funcionalidad.

Integración

En este punto debes considerar los dispositivos electrónicos que tienes a tu disposición y que pueden ser utilizados para el debido uso del terminal de punto de venta. La razón de ello es que esta tecnología suele requerir la integración conjunta de distintos dispositivos para lograr aprovechar al máximo sus funciones, desde las más básicas hasta las más avanzadas.

Por suerte, con algunos TPV solo bastará conectarlos a un teléfono móvil o algún ordenador con un nivel de rendimiento decente; esto ocurre gracias a que los softwares TPV han ido evolucionando para que sea posible su sincronización con otras aplicaciones de uso común.

Soporte

Es inevitable no caer en la costumbre de, al momento de adquirir algo nuevo, pensar que no necesitará repararse porque no se dañará o desconfigurará en mucho tiempo. Pero la verdad es que antes de comprar TPV esto es un factor fundamental a considerar, y es que las cosas sí se dañan y necesitan mantenimiento para perdurar, tanto lo físico (hardware) como lo intangible (software).

Cuando compres un terminal de punto de venta, asegúrate de verificar las condiciones del contrato respecto al servicio de soporte técnico. En general, la mayoría empresas de TPV ofrecen soporte básico a todos sus clientes, pero también es cierto que algunas poseen ciertas particularidades beneficiosas que otras no.

Por lo mínimo, tienes que asegurarte, cuando compras un TPV, que el servicio al cliente esté disponible las 24 horas del día durante cada uno de los 365 días del año, debido a que los fallos e imprevistos con el sistema se pueden presentar en cualquier segundo y lo menos que necesitas es detener tus ventas o ralentizarlas durante todo un día, ya que, como podrás saber, un fallo en el proceso de ventas durante unos pocos minutos, podría significar una gran perdida de ingresos al final de la jornada de trabajo.

Existen varias formas por las que las empresas podrían brindarte servicio de soporte según se necesite, estas son:

Por teléfono.
Por email.
Por chat en vivo.
Por la presencia de un técnico especializado en el establecimiento del negocio.

Fácil de usar

Ya te lo había mencionado en párrafos anteriores, no se necesita de gran conocimiento técnico para comprar un TPV, aunque también es cierto que los sistemas como estos tienen algunos trucos que fácilmente descubrirías con conocimiento medio de la informática.

Pero, sin importar qué, es fundamental que evalúes la complejidad de uso del TPV que vayas a adquirir; lo ideal es que sea lo más sencillo posible y su aprendizaje sea intuitivo. Esto principalmente es así, porque la mayoría de las veces no serás tú quien esté a cargo del manejo del TPV, y si así lo fuera, no serías el único. Este sistema lo utilizarán también los empleados en sus tareas básicas y los encargados para la monitorización y control.

Así que no es para nada práctico un TPV demasiado complejo de usar, que aun cuando tú aprendas a manejarlo, es muy poco probable que el resto de personas que lo utilizarán a diario logren entenderlo en su totalidad. Además, dependiendo del tipo de negocio, es muy posible que tengas una rotación de empleados considerable, por lo que será extremadamente beneficioso que sus herramientas de trabajo, como el TPV, sean de rápido aprendizaje, ahorrándote tiempo y dinero en el proceso de entrenamiento.

Consejos extras para seleccionar el mejor TPV

En este punto ya tienes una buena base de conocimiento sobre lo que es un TPV y qué debes considerar antes de comprar uno para esperar obtener los mejores resultados. Pero, ahora te daré un par de consejos extras para que refuerces toda tu estrategia de compra y te asegures de hacerlo inteligentemente.

Estudia al proveedor

Ya que cuando conoces bien el tipo de sistema que te conviene a ti y a tu negocio, y estás cerca de decidirte por un terminal de punto de venta, es importante que no olvides un detalle crucial antes de decidirte por comprar TPV. Este es investigar al proveedor.

No, no me refiero a que indagues de su vida y la de su familia, me refiero a que estudies un poco sobre la empresa, cómo ha sido su trayectoria en el mercado y, sobre todo, cómo se encuentra el estado de su reputación actual.

Concéntrate en buscar referencias sobre su servicio de soporte técnico, qué tan eficiente es y cuál es su capacidad de respuesta. Además, indaga sobre cuáles son sus clientes y cómo es la reputación de estos, principalmente en las ventas, a través de las opiniones de usuarios; esto te dará una idea de la eficiencia del sistema.

En fin, date la tarea de seleccionar unos cuantos proveedores de sistemas TPV e investiga lo más que puedas de su actividad en el mercado; cuanto más conozcas, mejor preparación tendrás para seleccionar al que mejor le convenga a tu empresa y a sus objetivos financieros y de crecimiento.

Compara objetivamente

Procura no dejarte llevar por elementos distractores como un precio bajo o la labia de algún vendedor entusiasta en la que resalte constantemente todas las maravillas de su TPV, pero muy seguramente esté omitiendo detalles importantes que no son tan maravillosos. Estos detalles los podrás vislumbrar una vez tengas toda la información a la mano y te sientes a analizarla con detenimiento para comparar objetivamente con el resto de opciones que te ofrece el mercado para comprar un TPV.

Recuerda que más vale la pena tomarse su tiempo y ser meticuloso para comprar un terminal de punto de venta que te sea útil por años, que apresurarse a comprar uno que tendrás que cambiar en el primer año.