Software TPV: ¿En la nube o local? ¿Cuáles son sus ventajas?
En el manejo y administración de un negocio, siempre serán bienvenidas todas las herramientas que faciliten la gestión de procesos y permitan aumentar la eficiencia de las actividades. El avance tecnológico ha sido parte fundamental de la aparición de nuevos recursos diseñados para la mejora de los establecimientos de venta cuando se trata de la atención y la gestión de tareas e información.
Uno de los recursos que llegó para quedarse y establecerse como un elemento fundamental en toda tienda de los diferentes sectores existentes, como el hostelero, es el TPV o terminal de punto de venta, junto a todas las partes que lo componen tanto a nivel de hardware como de software.
De este maravilloso sistema te hablaré a continuación, haciendo énfasis en los softwares, las ventajas que te pueden ofrecer y la comparación necesaria para que elijas el que mejor te puede convenir según sea tu negocio y tus aspiraciones en él.
¿Qué es un software TPV?
El software de un TPV es un sistema informático diseñado específicamente para procesar datos relacionado con la gestión de tareas y de las ventas en los negocios de diferentes áreas, ofreciendo una interfaz que optimice cada uno de estos procesos para una mayor eficiencia en el servicio y el control, que se traduzca en un aumento en los ingresos y una disminución de las pérdidas, que al final converja en una maximización de beneficios para el crecimiento financiero.
Importancia de un software TPV
Los softwares TPV han tenido un impacto realmente alto en el mundo de las ventas y el servicio de distintas áreas. La evolución de sus características de funcionamiento y su creciente presencia en los negocios, ha significado todo un nuevo panorama para los establecimientos de venta en la forma en la que sus procesos son ejecutados, lo cual en gran parte se ha traducido en beneficios tanto para los dueños y gerentes, como para los consumidores y empleados.
La importancia de estos sistemas digitales radica principalmente en su influencia sobre la optimización y aumento en la eficiencia de las ventas, que se traducen en un aumento importante en el volumen de ventas.
El utilizar softwares TPV trae consigo toda una revolución en el modo en el que interactúan el prestador de servicio y el consumidor, creando una experiencia mucho más placentera que la vivida con los sistemas convencionales de compra y venta, como el de una caja registradora analógica común.
Los sistemas TPV no solo procesan los pagos, también tienen integradas funciones que involucran el registro de información relevante sobre las ventas, más allá del precio y la cantidad de artículos vendidos; con ellos es posible acceder a datos relacionados con el control de stock o inventario, perfiles de clientes, patrones de consumo y algunos otros aspectos que resultan ser tanto útiles como importantes para la correcta administración y mejora de cualquier negocio.
¿Cuáles con las características ideales de un software TPV?
Cuando se trata de los softwares TPV, es importante tener en cuenta que existe un amplio mercado en el que muchas empresas ofrecen sus sistemas para distintos sectores con distintos beneficios y características. Para saber cuál es el más conveniente de elegir, se deben tener en cuenta las necesidades del negocio en el que será utilizado y los objetivos que se pretenden alcanzar con él.
Pero, de forma general, existen unas cuantas características básicas que todo software TPV debe tener para ofrecer un funcionamiento decente en cualquier establecimiento que desee aumentar su productividad por medio de la optimización de los procesos relacionados con las ventas y la prestación del servicio. Estas características son las que te mencionaré a continuación.
Fácil manejo
La optimización de los procesos tiene que venir de la mano con la simplificación de los mismos. Aún cuando los softwares TPV, de cierta manera, automatizan algunas tareas del proceso de ventas, no se elimina del todo la participación humana, la cual es protagonizada por los respectivos empleados de cada negocio en particular. Es por ello que resulta ser muy importante el hecho de que estos sistemas sean, en lo posible, lo más fácil de usar. Esto garantizaría la reducción del tiempo en las tareas de cobro, además de que significaría un gasto mínimo de tiempo y dinero en la capacitación de nuevo personal, al menos con respecto a todo lo que involucra las áreas que cubren los sistemas TPV.
Adaptable
En el mundo de los negocios, como en la vida en general, los cambios suelen ser parte de los elementos inevitables de experimentar. Ya sea porque obtengas la oportunidad de hacer crecer y evolucionar tu negocio, o porque necesitas modificar aspectos fundamentales que te están causando problemas financieros y de operatividad, siempre resulta conveniente contar con un software y un sistema TPV en general que sea capaz de adaptarse y evolucionar junto a tu negocio.
Esto es una ventaja importante, debido a que podrías realizar los cambios que necesites sin tener que preocuparte por comprar un software de ventas nuevo y reorganizar todo sistema de trabajo en función a ello.
Actualizaciones continuas
Este punto guarda una relación estrecha con uno de los tipos de software TPV de los que te hablaré a continuación. Las actualizaciones continuas son parte fundamental para mantener al negocio en la vanguardia tecnológica, lo cual resulta muy conveniente para tu objetivo de crecimiento y evolución constante, mientras que a la vez no te pierdes de las nuevas herramientas y recursos que podrían impulsar aún más a tu negocio de un momento para otro.
Mantenerse constante con las actualizaciones de los softwares depende un poco de que estos trabajen conectados en la nube o no, así como de la calidad del soporte técnico que ofrezca la empresa a la que le compraste el software para el terminal del punto de venta.
Software TPV en la nube o local
En el momento en que tengas que elegir un software TPV para tu negocio, es crucial que pienses en las necesidades que tengas con respecto al terminal de punto de venta y en cómo este te puede acompañar en las aspiraciones futuras en relación a la evolución de tu negocio.
Es cierto que puedes cambiar el software y hasta todo el sistema TPV si lo necesitas, pero lo ideal es adquirir uno que tenga las características suficientes para que su uso sea adecuado para un largo periodo de tiempo, así no tendrías que adaptarte al funcionamiento de un nuevo sistema y mucho menos arriesgarte a la perdida de valiosa información que esta transición representaría. Es por ello que vale la pena hacer una revisión meticulosa de las características que poseen los distintos softwares TPV y cómo estos se ajustan a los requerimientos de la operatividad en tu negocio.
Una de estas características es la modalidad con la que el software funciona y almacena información, la cual se divide en dos, local y en la nube. De estás te hablaré a continuación, sus características y cuáles son sus principales ventajas.
Software TPV en la nube
Este tipo de software TPV funciona completamente en la nube. Es decir, depende de la conexión a internet para trabajar y poder utilizar sus distintas herramientas. No se necesita de la instalación en algún dispositivo dentro del local o establecimiento, pues, todo el acceso se tiene vía online.
Entre las principales ventajas de este tipo de TPV, está el hecho de que es posible acceder a él para el control de las ventas y demás aspectos desde cualquier lugar en el que se tenga un dispositivo con conexión a internet; algo que resulta muy útil para los dueños y gerentes que no pueden estar presente todo el tiempo en el espacio físico del negocio, ya que no se perderán de ningún detalle relevante relacionado con la operatividad de la empresa que se actualiza constantemente en tiempo real.
Además, no es necesario contar con un hardware dedicado para el almacenamiento de datos, todo será guardado en la nube y será responsabilidad de la empresa responsable del software; lo que representa una disminución de costes si se piensa en lo que se necesitaría para mantener el hardware dedicado al almacenamiento, además de lo limitado que puede ser gracias a que su capacidad iría en función a la cantidad de dinero disponible para invertir en ese tipo de equipo. Es importante destacar que el acceso a la información solo estará disponible para quienes posean los datos de acceso correspondiente.
Otro aspecto importante de este tipo de software TPV, es que gracias a su modalidad de trabajo, es compatible con casi cualquier tipo de dispositivo, lo que significaría contar con un factor muy importante de adaptabilidad.
Software TPV local
A diferencia del anterior, este tipo de TPV trabaja en base a la instalación del software en un dispositivo central que, preferiblemente, debe estar en el establecimiento del negocio. Es en este dispositivo que se puede acceder exclusivamente a la información que almacena el programa, además de algunas otras funciones y herramientas que no están disponibles en otros equipos de hardware.
El TPV se podría conectar con otros dispositivos que funcionarían como una extensión del principal, pero es en este último que se gestionarán los procesos de venta y se guardará toda la información correspondiente.
La razón principal por la que algunos prefieren este tipo de software TPV, es porque consideran una ventaja el hecho de que el acceso solo se limite a un dispositivo con información de ingreso requerida, lo que se puede entender como un manejo y gestión de datos más segura y menos susceptible a perdidas y/o hurtos.
Modalidad híbrida
Entre estas modalidades de funcionamiento y almacenaje de información correspondientes a los softwares TPV, es posible encontrar lo que se denominaría como un híbrido entre las dos que ya te mencioné anteriormente. Los softwares de esta naturaleza combinan el funcionamiento local con el almacenamiento en la nube. Estos deben ser instalados en un dispositivo central en el establecimiento por el que pasarán todas las operaciones y se registrarán todos los datos correspondientes, pero a la vez existe la posibilidad de crear una copia de seguridad directamente en la nube, a la cual sería posible acceder, siempre y cuando se tenga la autorización requerida.
¿Cómo se pagan los softwares TPV?
La manera en la que pagues por adquirir un software TPV y los servicios que incluye, irá en función al tipo de modalidad sobre la que trabaje el programa informático. Para los softwares en la nube, deberás pagar una suscripción mensual a la empresa que ofrece el programa. Por este pago tendrás acceso a todas las funciones del software y a sus opciones de almacenamiento.
Muchas de las empresas ofrecen una prueba gratuita por unos días con la mayoría de las funciones disponibles, para que utilices el software y tengas la oportunidad de decidir si es lo que necesitas y le conviene a tu trabajo. Ya el pago lo puedes hacer también con algunos de los paquetes que suelen ofrecer, en los que tienes la posibilidad de pagar 3 meses, 6 meses y hasta un año completo, ahorrándote una cantidad considerable con respecto a si pagaras cada mes por separado.
Por otro lado, los softwares TPV locales, requieren que pagues una cantidad por la instalación y luego deberás seguir pagando una renta por efecto de la prestación del servicio técnico que ofrece la empresa, y otro pago anual que corresponde a la licencia del producto.
El servicio técnico en Softwares TPV
En ambos casos se cuenta con servicio técnico realmente, pero en los softwares locales este servicio puede ser más requerido, gracias que no solo se debe cuidar del software, sino también del hardware. Es importante que la empresa a la que le compres el programa, te ofrezca un servicio técnico las 24h lo más eficiente posible, ya que cada minuto que pase en el horario laboral sin poder funcionar significa una pérdida de dinero y de clientes.
Para los softwares que funcionan en la nube, el servicio técnico, a pesar de que sí tiene que ver con la reparación, está más relacionado con la actualización constante del programa en forma automática.
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