Cajas registradoras en los TPV, un complemento necesario

Se trate de una pequeña o enorme empresa, en la hostelería o en cualquier otro negocio hay un sistema del que nadie debe prescindir, el sistema para administrar efectivo. Esta gestión normalmente es llevada a cabo por la caja registradora tradicional o electrónica, pero muchos comerciantes se preguntan ¿qué pasa cuando se integran un TPV en el negocio? Por esta razón a continuación te enseñamos cuáles deben ser tus siguientes pasos.

¿Qué es una caja registradora?

Esta es la máquina que han utilizado desde hace más de un siglo los comerciantes para gestionar la administración del dinero recaudado en sus negocios cada día.

No solo se trata de un dispositivo para guardar dinero, estas pueden calcular y registrar transacciones e incluso pueden imprimir recibos o facturas.

La caja registradora fue inventada por James Ritty en el año 1879 en Ohio, Estados Unidos y en aquel entonces fue patentada bajo la denominación de “cajero incorruptible” .

Su creador era un comerciante que se había dado cuenta de que en el entorno comercial no existía un aparato que registrara la cantidad y el valor de las ventas, por lo tanto todos los empresarios eran propensos a que sus empleados los robaran.

Esta no fue una máquina que se popularizó únicamente en el contexto de practicidad y seguridad comercial; sino que además, hizo que los empresarios tuvieran un nuevo enfoque financiero, llevando un análisis de sus ganancias para evaluar su crecimiento.

En la actualidad, son muy diferentes a los modelos del pasado, que básicamente se manejaban con un teclado en el que se ingresaban los valores. Las máquinas modernas tienen un sistema computarizado y tecnología innovadora.

Componentes de las cajas registradoras

Debido a la simpleza de sus funciones, estos aparatos no requieren demasiados componentes para operar en cualquier establecimiento, ni un sistema computarizado muy complejo:

1. Impresora de recibos

No se incluyen en todos los modelos, pero una gran mayoría incluye una impresora de recibos que le permite a los vendedores otorgar un comprobante de venta a sus clientes. Los modelos que carecen de este componente, generalmente poseen las entradas o conexiones adecuadas para anexar dispositivos externos que puedan cumplir dicha función.

2. Teclado y pantalla

Esto es especialmente importante para las empresas que trabajan con servicios (como en la hostelería) porque no hay un código de barras que se pueda escanear y el valor de las transacciones debe ser introducido manualmente.

Los modelos modernos poseen una pantalla táctil donde se pueden ingresar la suma de las ventas mediante pulsaciones, mientras que hay modelos más antiguos que todavía incluyen un robusto teclado.

3. Cajón para el efectivo

Este se trata del componente que no falta en ninguna de las cajas registradoras, pues sería ilógico no tenerlo cuando su funcionalidad principal es resguardar el dinero de las ventas.

El cajón asegura que se pueda hacer la recolección del dinero, pero para que esto se haga ordenadamente, está dividido en secciones y posee unos pasadores de seguridad que mantienen a cada pila de billetes en su lugar.

Además de esto, para resguardar el dinero de forma segura, no se abren simplemente deslizándolo hacia afuera. Normalmente están configurados con una clave que se debe introducir en el teclado o mediante una única llave física.

Tipos de cajas registradoras

1. Numéricas

Aunque son las más baratas, también se tratan de los modelos más antiguos y desactualizados del mercado. Este aparato solo puede arrojar números, por lo tanto el alcance de servicios y funcionalidades que ofrecen es bastante limitado. En la mayoría de los casos estas ni siquiera pueden generar facturas o comprobantes de compra, así que en realidad sirven únicamente para guardar organizadamente el dinero.

2. Alfanuméricas

Son aparatos que hacen registros en números y letras y que tienen un nivel tecnológico más avanzado que los tipos anteriores.

La mayoría de estos modelos pueden emitir en el recibo, el impuesto sobre las ventas y el importe neto como lo exige la ley para las facturas. Los podemos conseguir en un precio económico en el mercado e incluyen escáneres para leer el código de barras de los productos. También tienen las conexiones necesarias para integrarles un ordenador y poder cumplir de este modo con funcionalidades más avanzadas.

3. Modernas

Se tratan de los modelos que más abundan actualmente y que se encuentran en cualquier establecimiento comercial.

Estas máquinas se caracterizan por tener funcionalidades avanzadas y por ser la mejor solución para gestionar la administración de las finanzas. Sin embargo, son las más caras que hay hasta el momento.

Generalmente incorporan todos los componentes básicos, pero incluyen también un ordenador y un TPV.

El sistema de estas cajas registradoras es en muchos casos a prueba de manipulaciones, por lo que son viables para realizar operaciones fiscales o tributarias.

Diferencias entre una caja registradora y un TPV

Todo empresario inteligente siempre busca simplificar las cosas y convertirlas en algo más eficiente, es precisamente por esta razón que las cajas registradoras no han sido abandonadas, sino todo lo contrario. Estos aparatos se han ido modernizando con el paso del tiempo, pero siguen teniendo las mismas funcionalidades: registrar las ventas, dar cambio y retener el dinero; mientras que un TPV es un dispositivo con software capaz de hacer mucho más que eso.

El TPV es un sistema computarizado que permite transacciones financieras electrónicas como el pago con tarjetas bancarias, rastrea el inventario, imprime recibos y genera informes de cada una de las transacciones realizadas.

En otras palabras, la mayor diferencia entre ambos aparatos es definitivamente la eficiencia y rapidez. La caja registradora es un medio de administrar el efectivo que suele decirle a los comerciantes cuánto dinero está ganando; mientras que el TPV funciona como el cerebro de cualquier empresa, integrando las ventas y todo lo que se refiere a finanzas.

Cajas registradoras:

Informes básicos
Funciones básicas
Bajo coste
Menos componentes
No se necesita actualiza constantemente
Vida útil de 10 a 15 años

TPV:

Informes detallados
Gestión y control de inventarios
Cobro de comisiones
Muchos componentes e integraciones
Debe ser actualizado cada cierto tiempo
Vida útil de 5 a 7 años

Importancia de la integración de una caja registradora y un TPV

Para un negocio que recién se está constituyendo, la elección de un sistema de pago y de gestión administrativa dependerá exclusivamente del presupuesto del comerciante. La responsabilidad de selección nunca debe ser transferida a los empleados o consultores, son los dueños quienes deben hacer esta tarea.

Es necesario comprender las necesidades de la empresa o negocio antes de tomar cualquier decisión, para de esta manera poder tomar una decisión basándose en una información real. Sin embargo, siempre hay que tener en cuenta que la empresa debe tener un sistema de datos financiero preciso y eficiente, además debe tener la capacidad de capturar la información básica del cliente, archivar un historial de compras y de funcionar sin retrasos; por lo tanto tener un cajón solo para guardar el efectivo no es suficiente en estos tiempos.

Incluso en los negocios que tengan muy pocas transacciones por día, los retrasos en el procesamiento de pagos no deberían ser un problema. Si hay un problema con el pago, en el peor de los casos, los clientes pueden enfadarse y probablemente no vuelvan al establecimiento nuevamente. Ten en cuenta que el sistema de cobro es lo último de lo que el cliente se da cuenta al visitar un negocio por lo que será una de las cosas que queden en su mente.

Es por estas razones, que tener un sistema financiero adecuado es lo que nos dará la ventaja frente a la competencia. La solución es tener una óptima integración entre las cajas registradoras y los TPV.

¿Qué deben hacer las cajas registradoras y el TPV?

Procesamiento rápido, mejor la experiencia de los clientes, crear estadísticas, llevar la contabilidad… Estas son solo unas de las posibilidades que debe tener el conjunto caja registradora / TPV. ¿Qué más?

Con esfuerzo, la caja se puede convertir en el punto que almacene y organice toda la base de datos de la mercancía en la tienda o negocio. De este modo, se hace un sistema de inventario óptimo y completo en tiempo récord.
Emitir un recibo o comprobante de venta (el cliente puede o no recibirlo) al momento de cada transacción, el cual especifique el coste neto, los impuestos, cantidades de productos y descripción de los mismos.
Ejecutar el sistema de software del TPV en diferentes dispositivos para poder procesar pagos en diferentes puntos del establecimiento, obviamente todos deben estar sincronizados con la caja principal.
Vincular software de contabilidad avanzado para conciliar todas las finanzas de la empresa en un solo lugar.
Satisfacer las necesidades exclusivas de la industria. El sistema de hardware y software puede ser tan simple o tan especializado como lo demande el mercado en el que se desenvuelve la empresa.
Integrar aplicaciones que mejoren u optimicen sus funcionalidades.
Incorporar opciones de descuento y de ofertas en productos específicos.
Llevar el historial de compras de cada cliente para poder otorgar atención personalizada.

Preguntas frecuentes sobre este sistema de pago

¿Se necesitan varias cajas registradoras?

Es probable que los establecimientos comerciales con varios departamentos o servicios en diferentes puntos necesiten más de una caja registradora, lo cual sería una inversión más costosa y además necesita una integración o sincronización manual especializada. Sin embargo, la solución para ahorrar costes en este caso, es integrar un TPV en la caja principal y luego distribuir a todos los puntos de cobro dispositivos como teléfonos inteligentes, iPad u ordenador portátil que ejecute el sistema POS, lo cual es más asequible.

¿Cuánto dinero necesito invertir?

Los costes dependen de diferentes factores, por ejemplo el alcance que se desea y las funcionalidades adicionales que necesita la empresa.

Si necesitas una caja registradora sencilla, solamente para registrar ventas y guardar el efectivo probablemente puedas conseguir algunos por menos de 400 €, pero si buscas una avanzada que integre un TPV y tenga funciones extra, probablemente la inversión supere los 400 €. Los sistemas de caja registradora y TPV de alta calidad pueden incluso alcanzar o superar el precio de 2000 €.

Hay que tener en cuenta que existen algunos gastos adicionales como el cobro de comisiones por las entidades bancarias, el cobro por actualizaciones del sistema o el uso de lectores o escáneres para código de barras.

¿Cuántos empleados pueden usar la caja?

Tener las herramientas adecuadas no es suficiente para alcanzar el éxito, también es necesario tener el personal con el conocimiento para usarlas; pero las pequeñas empresas, probablemente solo necesitan una sola persona para operar y estar a cargo de la caja registradora. En el caso de que más miembros del personal se encarguen de procesar pagos, se puede incorporar un TPV para que se integren con la caja principal.

¿Se puede administrar el inventario?

La mala administración del inventario es una de las principales causas de que las empresas pierdan dinero a largo plazo, pues la inexistencia de los productos hace que los clientes habituales se vayan a buscarlos a otra parte.

No obstante, la administración del inventario no es una función propia de las cajas, por ello es necesario la integración de TPV para poder tener el beneficio de hacer un recuento de inventario cuando se cuenta con muchas variantes de productos.

Conclusiones: ¿Es necesaria la integración de un TPV a la caja registradora?

El mercado actual en cualquier industria es muy competitivo y ninguna empresa o negocio por muy pequeño que sea debe darse el lujo de tener ineficiencias. Por esta razón, es hora de dejar en el pasado las cajas registradoras manuales que solo sirven para guardar el dinero en efectivo.

Es necesario sí o sí integrar un TPV en estos aparatos, pues debido a que se mejora la eficiencia, a largo plazo esto se reflejará en las ganancias de la empresa. Lo mejor es que esto minimizará los costes administrativos, agilizará el sistema de cobros y aumentará el nivel de atención al cliente.

Si estás considerando integrar una TPV en la caja registradora ¡No lo pienses dos veces!

Puedes echar un vistazo a nuestra web Bliscop si estás buscando un Software TPV para tu negocio de hostelería!